Диспетчер вантажоперевезень: яким має бути професійний експедитор

Диспетчер вантажоперевезень виступає посередником в угодах із переміщення вантажів, які здійснюють транспортні компанії та вантажовласники. Він займається підбором завантаження під машини перевізника. Як винагорода йому залишається % від оплати фрахту. Поширенішими назвами професії диспетчера є експедитор або логіст. Важливо не ототожнювати експедитора, який займається пошуком замовлень, і того, який їздить разом із вантажем протягом усього шляху його транспортування до місця призначення.

Робота диспетчера не закінчується в той момент, коли він знайшов вантаж і підібрав для нього автомобіль. Він займається всіма організаційними питаннями процесу перевезення, успішність якого значною мірою залежить від професійних здібностей диспетчера.

Успіх роботи ґрунтується на багатьох аспектах.

Найважливіше, щоб диспетчер передав усім учасникам перевезення достовірні дані. Якщо він сумнівається в їхній точності, краще відразу перевірити ще раз, щоб потім не виникло безліч проблем. Візьмімо для прикладу ситуацію, коли диспетчер не знає точно місця й часу завантаження. Він не повинен обманювати перевізника та повідомляти йому приблизні дані. У такому разі необхідно вимагати від вантажовласника документально закріпленої інформації, а вже потім передавати її до транспортної компанії. У разі плутанини винуватцем виявиться диспетчер, пам'ятайте це.

Також експедитор (диспетчер) зобов'язаний з'ясувати всю необхідну для безпечного перевезення інформацію щодо вантажу. До неї входять:

• способи завантаження/розвантаження;
• габарити;
• умови перевезення, які потребують вантажного автомобіля з особливими характеристиками.

Наприклад, замовник просить організувати доставку швидкопсувного товару. У цьому випадку диспетчер має підшукувати ізотермічний фургон або спеціально оснащений рефрижератор. Головне для диспетчера, щоб не виникла ситуація, коли на завантаження приїде бортова вантажівка й через свої конструктивні особливості буде неспроможна перевезти вантаж.

Щоб цього уникнути, потрібно з'ясувати в клієнта всі нюанси щодо вантажу та транспорту для його перевезення. Диспетчер має виробити в себе звичку перепитувати, лише з нею можна стати справжнім професіоналом.

Працювати з експедитором на постійній основі перевізники й вантажовласники будуть лише тоді, коли сформують у себе розуміння, що він професійно володіє нюансами процесу транспортування та здатен оперативно розв'язати будь-яку форс-мажорну ситуацію з мінімальними фінансовими втратами.

Диспетчер має забезпечити отримання актуальної інформації кожним своїм клієнтом. Необхідно контролювати процес. Обов'язково нагадувати водієві або компанії-перевізнику про те, що заплановано завантаження й у них намічено рейс. Договір на перевезення на цьому етапі вже укладено й підписано всіма сторонами.

Після закінчення завантаження необхідно повідомити вантажовласника про те, що відправлення здійснено, й обов'язково уточнити, чи готова сторона-одержувач до отримання вантажу.

У разі виникнення проблемних ситуацій про них мають бути дуже оперативно поінформовані всі учасники перевезення. Знаходити рішення найкраще колегіально. При цьому немає сенсу приховувати будь-яку інформацію, адже рано чи пізно відкриється вся правда. У цьому випадку роль диспетчера полягає у висуванні ефективних пропозицій замовникові й перевізникові щодо усунення перешкод, які виникли.

Після доставки товару до пункту призначення диспетчер ще раз зв'язується з водієм і підтверджує точні координати та час роботи місця розвантаження товару.

Якщо формат доставки передбачав розрахунок готівкою на місці прибуття, диспетчер обов'язково нагадує водієві про вартість своїх експедиторських послуг і надсилає номер пластикової картки для оплати. За безготівкового розрахунку за фрахт оплата від замовника надходить на розрахунковий рахунок фірми диспетчера. Він залишає обумовлений % від суми, а решту передає перевізникові. Важливо після того, як гроші буде відправлено, повідомити транспортну компанію, за яке вони перевезення.

Професійний диспетчер має знати всі юридичні аспекти правильного заповнення документації (товарно-транспортні накладні тощо).

Диспетчер має дбайливо ставитися до кожного замовника, створюючи в нього відчуття власної важливості та значущості для компанії. Найважливішим чинником у формуванні цього є ввічливе спілкування.

Професійний диспетчер має бути експертом у галузі організації процесу перевезення. При цьому він повинен володіти навичками спілкування телефоном, оперативного розв'язання проблем і дистанційного контролю за переміщенням вантажу.

Як ви гадаєте, які ще навички стануть у пригоді диспетчерові в його роботі?