Xero

Xero — хмарна бухгалтерська платформа, на якій ведуть облік багато малих і середніх вантажовласників, а її Accounting API працює однаково для кожної організації. Після підключення доставлений рейс стає в Xero вихідним і вхідним рахунком (sales і purchase invoice) з правильним контактом і податковою ставкою. Категорії обліку (tracking categories) теж проставлено, а оплата, яка надходить пізніше, закриває рейс. Зазвичай підключення вмикає керівник фінансів або зовнішній бухгалтер.

Для чого це використовують

Виставити рахунок, поки водій ще не повернувся додому

Контейнер меблів доставлено з Феліксстоу на склад у Лідсі. Підтвердження доставки (POD) збережено в Documents, рейс закривається у Finance, і Cargofy створює в Xero вихідний рахунок: контакт клієнта, позиції, податкова ставка, категорії обліку за напрямком і клієнтом, підтвердження доставки у вкладенні. Працівник білінгу бачить номер рахунку Xero на рейсі, і п'ятнична пачка рахунків за звітом про доставки більше не потрібна.

Провести рахунок перевізника на правильний контакт

Рахунок перевізника приходить поштою. Finance звіряє його зі ставкою, узгодженою на рейсі, бухгалтер затверджує, і Cargofy проводить його в Xero як вхідний рахунок на контакт перевізника із заявкою-договором (rate confirmation) у вкладенні. Кредит-ноти за недопоставку проходять тим самим шляхом. Кожен рядок у Xero містить номер рейсу.

Закрити дебіторку, коли клієнт платить

Бухгалтер проводить оплату в Xero, або пакетна оплата (batch payment) закриває одразу кілька рахунків. Спрацьовує вебхук з ID рахунку, Cargofy підтягує рахунок повністю, а цифровий співробітник позначає рейс у Finance як оплачений. Того ж ранку рейс зникає зі звіту про старіння дебіторки в Reports, тож менеджер клієнтського сервісу бачить, що клієнт розрахувався, перш ніж запускати наступний рейс.

Звірити перевезення з банком

Клієнт оплачує три рахунки одним переказом, і транзакція потрапляє в банківську стрічку Xero (bank feed). Під час наступної синхронізації за розкладом Cargofy завантажує банківські транзакції, зіставляє суму з відкритими вихідними рахунками у Finance і позначає всі три рейси як оплачені. Переказ, який не вдалося зіставити, іде бухгалтеру, і той звіряє його в Xero. Контролер бачить кожен рейс у Finance як оплачений, частково оплачений або відкритий, а банківську стрічку й далі ведуть у Xero, де її налаштували.

Рахувати маржу за напрямком

На понеділковій нараді комерційний директор питає, скільки минулого кварталу заробив напрямок Феліксстоу — Лідс. Уночі Cargofy зчитав із Xero в Reports P&L і старіння кредиторської та дебіторської заборгованості з розбивкою за категоріями обліку напрямку й клієнта, які він ставить на кожен рахунок. Керівник фінансів фільтрує дані за напрямком, клієнтом і кварталом і показує відповідь на екрані ще під час наради.

Як це працює з вашими системами

Облікова книга й план рахунків — у Xero, а рейси й витрати на перевезення ведуться в Load Hub і Finance. Cargofy передає в Xero вихідні й вхідні рахунки, кредит-ноти, контакти, вкладення й категорії обліку, а назад отримує оплати, банківські транзакції й звіти. Підключення — через OAuth 2.0: адміністратор Xero входить із налаштувань Cargofy й вибирає організацію. Одне обмеження: вебхуки охоплюють лише рахунки й контакти, тож банківські транзакції й звіти надходять за розкладом.

Для кого

Вантажовласники й невеликі експедитори, які ведуть облік у Xero і платять звідти перевізникам. Працівники білінгу виставляють рахунки з Finance, бухгалтери проводять вхідні рахунки й зіставляють оплати, контролер дивиться старіння заборгованості й P&L у Reports, а підключенням опікується адміністратор Xero або ІТ.