Gmail

У Gmail приходить уся пошта вантажовласника про перевезення: заявки-договори (rate confirmation), накладні, підтвердження доставки, питання про статус і зрідка претензії. Після підключення скриньки цифровий співробітник читає кожен новий лист, щойно Gmail надсилає сповіщення, зберігає вкладення до потрібного рейсу й відповідає на типові питання, тож команда працює в Load Hub. Зазвичай підключення вмикає керівник операційного відділу, а ІТ погоджує доступ у Google.

Для чого це використовують

Зберегти заявку-договір, не відкриваючи листа

Перевізник надсилає на операційну скриньку підписану заявку-договір за рейсом рефрижератора з Фресно до Денвера. Gmail надсилає сповіщення, і Cargofy за номером у темі листа знаходить рейс у Load Hub. Він зберігає PDF у Documents, переносить у рейс ставку й дату завантаження і ставить мітку на ланцюжок листів. Диспетчер бачить заявку-договір на рейсі із зеленою галочкою.

Додати підтвердження доставки до рейсу одразу

Пізніше водій фотографує підписане підтвердження доставки й надсилає його поштою. Цифровий співробітник розпізнає документ як підтвердження доставки, додає його до рейсу в Documents і ставить у Gmail мітку POD. Тепер у Finance є документ, без якого не можна погодити рахунок перевізника.

Відповісти на «де мій вантаж» за кілька хвилин

Вантажоодержувач пише на ту саму скриньку й просить підтвердити доставку. Цифровий співробітник знаходить рейс і готує відповідь із часом вивантаження з Tracking і підтвердженням доставки у вкладенні. Залежно від правила, яке ви задали, він надсилає відповідь сам або кладе її в Drafts на погодження менеджеру клієнтського сервісу. Клієнт отримує відповідь за кілька хвилин, а лист зберігається в ланцюжку як частина журналу рейсу.

Відповісти на запит ставки прорахунком із Sales

Клієнт пише, щоб дізнатися ціну на напрямок, яким ви возите щотижня. Цифровий співробітник розпізнає запит ставки, знаходить напрямок у Sales і готує в Gmail чернетку прорахунку з вашими стандартними умовами. Менеджери з продажів переглядають чернетку, і коли надходить замовлення, прорахунок уже є в ланцюжку рейсу.

Тримати один ланцюжок на рейс для аудиту

Через три тижні після доставки перевізник надсилає претензію за простій на рейсі, який вивантажили в Денвері. Кожен ланцюжок листів у Gmail за цим рейсом — із перевізником, клієнтом і вантажоодержувачем — прив'язали до нього ще при надходженні й повністю імпортували в Tracking як журнал комунікації рейсу. Диспетчер відкриває рейс у Tracking і читає листування по порядку. Там є і час слота, який підтвердив вантажоодержувач, і час прибуття з повідомлення водія, тож диспетчер відповідає на претензію з цими доказами у вкладенні.

Як це працює з вашими системами

Пошта живе в Gmail, оригінали листів нікуди з неї не зникають, а в Load Hub і Documents зберігаються витягнуті поля й копії вкладень. Cargofy читає листи, вкладення й ланцюжки, а назад ставить мітки, створює чернетки відповідей і надсилає листи з підключеної адреси. Підключення — через OAuth: адміністратор у налаштуваннях Cargofy надає для скриньки доступи (scopes) на читання, надсилання й мітки. Інтеграція охоплює лише пошту. Calendar, Drive і Chat — окремі інтеграції, а для спільної командної скриньки треба налаштувати делегування в Gmail.

Для кого

Вантажовласники й експедитори на Google Workspace, у яких листування про перевезення йде через спільну операційну скриньку. Диспетчери й клієнтський сервіс працюють із розсортованою поштою, бухгалтери забирають рахунки перевізників, збережені в Documents, а доступом у Google опікується ІТ-адміністратор.