Microsoft Outlook

Microsoft Outlook — операційна скринька більшості вантажовласників на Microsoft 365, а Microsoft Graph API дає Cargofy такий самий доступ до неї, як у вашої команди. Після підключення спільної скриньки цифровий співробітник читає кожен лист, щойно Graph надсилає сповіщення, прив'язує його до рейсу, зберігає вкладення й готує чернетку відповіді. Клієнтський сервіс і диспетчери працюють у Load Hub. Зазвичай підключення вмикає ІТ, бо застосунок реєструють у вашому тенанті Microsoft Entra.

Для чого це використовують

Відповісти на питання про статус із готової чернетки

Клієнт пише на спільну скриньку й питає, де зараз його вантаж з Атланти до Маямі. Graph сповіщає Cargofy, цифровий співробітник за номером PO в темі листа знаходить рейс у Load Hub і готує відповідь з останньою позицією та ETA з Tracking. Менеджер клієнтського сервісу відкриває Drafts, читає й надсилає. На відповідь іде хвилина, а ланцюжок зберігається на рейсі.

Прив'язати підтвердження доставки до розмови, а не до назви файлу

Того ж дня перевізник відповідає в тому самому ланцюжку й надсилає підписане підтвердження доставки. Cargofy прив'язує його за conversationId, зберігає PDF у Documents на тому самому рейсі й переносить ланцюжок у папку Delivered. Нікому не треба перейменовувати скан чи вгадувати, до якого з трьох рейсів він належить, а у Finance є підтвердження доставки, без якого не можна погодити рахунок перевізника.

Перетворити запит ставки на прорахунок у Sales

Потенційний клієнт пише на скриньку й питає ціну на напрямок. Цифровий співробітник розпізнає запит ставки, знаходить напрямок у Sales і готує в Outlook чернетку прорахунку з вашими стандартними умовами. Відділ закупівель або продажів переглядає чернетку, коригує цифру, якщо ринок змінився, і надсилає. Коли надходить замовлення, і запит, і прорахунок уже є в ланцюжку в Tracking.

Оформити заявку-договір без передруковування

Перевізник надсилає підписану заявку-договір (rate confirmation). Цифровий співробітник розпізнає документ, зберігає PDF у Documents і переносить у Load Hub ставку, дату завантаження й номер. Диспетчер бачить, як рейс переходить зі статусу covered у confirmed, а категорія в Outlook показує команді, що лист опрацьовано.

Наздогнати пошту після збою

Якщо підписка Graph спливла на вихідних або скринька була недоступна ввечері, сповіщення перестають надходити. Cargofy помічає розрив і позначає підключення в Settings як degraded. Коли скринька знову доступна, Cargofy робить delta-запит і забирає всі зміни після останньої, яку бачив. Цифровий співробітник опрацьовує кожен лист один раз: вкладення зберігає в Documents, чернетки кладе в Outlook, ланцюжки прив'язує до рейсів. У понеділок диспетчер бачить у Load Hub, що пошту за вихідні опрацьовано, а ІТ бачить у Settings, що підключення працює справно.

Тримати один ланцюжок на рейс для спорів

Через два тижні після доставки вантажоодержувач оскаржує претензію щодо пошкодження. Кожен лист за цим рейсом прив'язали до нього за conversationId ще при надходженні й імпортували в Tracking як журнал рейсу, де перевізник, клієнт і вантажоодержувач — в одній розмові. Диспетчер відкриває рейс у Tracking, знаходить повідомлення водія про палети й відповідь вантажоодержувача того ж дня і пересилає обидва листи з Outlook фахівцю з претензій.

Як це працює з вашими системами

Пошта живе в Outlook, оригінали нікуди з неї не зникають, а в Load Hub і Documents зберігаються витягнуті поля й копії вкладень. Cargofy читає листи, вкладення й ланцюжки, а назад розкладає листи по папках, ставить категорії, створює чернетки й надсилає листи з тієї самої скриньки. Підключення налаштовують для кожної інсталяції окремо: ваш адміністратор реєструє застосунок Cargofy в Microsoft Entra, задає дозволи Mail.Read, Mail.Send і Mail.ReadWrite і надає згоду (consent) для вашого тенанта. Інтеграція охоплює лише пошту. Calendar, Teams і SharePoint — окремі інтеграції.

Для кого

Вантажовласники й експедитори на Microsoft 365, у яких листування про перевезення йде через спільну операційну скриньку. Диспетчери й клієнтський сервіс працюють із розсортованою поштою, відділ закупівель переглядає чернетки відповідей зі ставками, а реєстрацією застосунку в Entra й згодою опікується ІТ-адміністратор.