Microsoft SharePoint

У Microsoft SharePoint команди вантажовласників на Microsoft 365 зберігають договори, тарифні сітки й файли перевізників, часто по бібліотеці на кожного клієнта чи перевізника. Після підключення до Cargofy кожен готовий документ із Documents потрапляє в потрібну папку під номером рейсу, а цифровий співробітник може взяти файл із бібліотеки й додати його до рейсу. Зазвичай підключення вмикає керівник операційного відділу разом з адміністратором сайту SharePoint.

Для чого це використовують

Зберегти підтвердження доставки без ручної роботи

Коли підтвердження доставки (POD) від водія потрапляє в Documents, цифровий співробітник зберігає його в бібліотеку й папку, зіставлені для цього перевізника, з номером рейсу в назві. Файл на місці в день доставки, і нікому не треба його завантажувати й перейменовувати. Бухгалтер знаходить його пошуком у бібліотеці за номером рейсу, і та сама назва спрацює й через рік.

Тримати заявку-договір поруч із рахунком

Коли перевізник підписує заявку-договір (rate confirmation) за рейсом, цифровий співробітник кладе підписаний файл із Documents у папку цього перевізника з номером рейсу в назві. Коли Finance виставляє рахунок за тим самим рейсом, він кладе рахунок у ту саму папку під тим самим номером. Під час аудиту бухгалтер відкриває одну папку й бачить поруч заброньовану ставку й виставлену суму.

Дати цифровому співробітнику потрібний договір

Цифровому співробітнику, який прораховує ставку на напрямок або перевіряє умови перевізника, може знадобитися договір, що є лише в SharePoint. Він переглядає список файлів у папці, знаходить потрібний за клієнтом або номером рейсу й прикріплює його до рейсу. Диспетчери бачать договір на рейсі, а оригінал — у бібліотеці, де його веде юридичний відділ. Цифровий співробітник бачить лише ті бібліотеки, до яких дав доступ ваш адміністратор.

Передати клієнту повний пакет документів за рейсом

Клієнт просить документи за рейсом: накладну, підтвердження доставки й рахунок. Кожен документ потрапляв у папку цього клієнта під номером рейсу, щойно був готовий у Documents, тож пакет складався, поки тривав рейс. Менеджер клієнтського сервісу перевіряє, що всі три файли на місці, і надсилає їх із SharePoint. Через рік та сама папка дає відповідь аудитору.

Показати, хто що зберіг і коли

Аудитор питає, хто зберіг підтвердження доставки за рейсом і коли той надійшов. Керівник операційного відділу відкриває рейс у Cargofy й читає журнал: кожне читання й запис через підключення фіксується з рейсом, часом і користувачем чи цифровим співробітником, який їх виконав. Запис показує, що цифровий співробітник зберіг підтвердження доставки в папку перевізника в день доставки, а файл лежить у SharePoint під номером рейсу.

Як це працює з вашими системами

Основна система для документів — SharePoint: Cargofy зберігає туди файли й бере їх звідти. Готові документи з Documents він кладе в зіставлені бібліотеки й папки, а зчитує лише файли та списки папок, потрібні цифровому співробітнику для рейсу. Підключення налаштовують для кожної інсталяції окремо: адміністратор видає доступи у вашому власному акаунті Microsoft 365 і вказує бібліотеки, якими може користуватися Cargofy. Інтеграція працює через n8n-шар Cargofy. Файли не дзеркаляться масово: документ переміщується лише тоді, коли цього потребує рейс або дія цифрового співробітника.

Для кого

Вантажовласники, експедитори й 3PL на Microsoft 365, які ведуть справу кожного рейсу в бібліотеці SharePoint. Менеджери клієнтського сервісу й бухгалтери працюють із бібліотекою, диспетчери бачать ті самі документи на рейсі, а доступами й бібліотеками опікується ІТ-адміністратор.