DocuSign

DocuSign пакує документ у конверт (envelope), розсилає його підписантам за ролями й повертає підписаний PDF із журналом аудиту. З Cargofy заявка-договір (rate confirmation) іде на підпис просто з рейсу. Водій підписує на телефоні підтвердження доставки (POD), а підписаний комплект потрапляє в Documents. Зазвичай підключення просить диспетчерська, а ключ інтеграції (integration key) створює адміністратор DocuSign.

Для чого це використовують

Підписати заявку-договір до виїзду машини

Вантажовласник бронює нового перевізника на рейс Чикаго — Даллас. Цифровий співробітник формує заявку-договір із даних рейсу, створює конверт за вашим шаблоном заявки-договору, призначає підписантом диспетчера перевізника й надсилає конверт із вашого акаунта DocuSign. Перевізник підписує на телефоні. DocuSign Connect повідомляє про завершення, і за кілька секунд рейс уже позначено як підписаний. Диспетчеру більше не треба вивантажувати PDF, надсилати його поштою й дотелефоновуватися за підписом.

Підключити перевізника з підписаним договором

Менеджер з перевізників погоджує нового перевізника й запускає онбординг у Carrier Network. Цифровий співробітник збирає конверт за вашим шаблоном договору з перевізником і призначає ролі: перевізник, вантажовласник і, якщо він бере участь, брокер. Поля для підпису, ініціалів і дати прив'язані до якірного тексту (anchor text), тож верстка сторінки на них не впливає. Після кожного підпису статуси конверта й підписантів (sent, delivered, completed або declined) потрапляють у Documents, і менеджер з перевізників бачить, хто ще не підписав.

Підписати підтвердження доставки на рампі в Load Hub

Водій приїжджає, вантажоодержувач перевіряє палети, і треба підписати підтвердження доставки. Cargofy генерує посилання для вбудованого підпису (embedded signing URL), і підписант відкриває та підписує документ просто в Load Hub. Об'єднаний підписаний PDF і сертифікат завершення (certificate of completion) лягають у Documents до рейсу, а сам рейс переходить до виставлення рахунку з доказами доставки у вкладенні.

Оформити додатковий збір або претензію як підписану форму

Простій, пошкоджена палета, недостача: претензії зависають, поки форма чекає потрібних підписів. Цифровий співробітник заповнює форму додаткового збору чи претензії даними рейсу, сторін і події, надсилає конверт і стежить за його статусом. Коли всі підписали, PDF лягає на рейс поруч із підтвердженням доставки й заявкою-договором, і фахівець з претензій бачить усю справу в одному місці.

Довести під час аудиту, хто що підписав

Через пів року клієнт оскаржує нарахування або аудитор просить документи за напрямком. Кожен конверт, надісланий із Cargofy, повернувся з об'єднаним підписаним PDF і сертифікатом завершення від DocuSign, і обидва файли збережено до рейсу. Бухгалтер або аудитор фільтрує Documents за клієнтом і періодом і знаходить заявку-договір, підтвердження доставки й форму претензії з підписантами й часом підпису.

Як це працює з вашими системами

Конверти й підписанти ведуться у вашому акаунті DocuSign, а рейс і його документи — у Cargofy. Cargofy передає в DocuSign конверти, документи, списки підписантів і розташування полів. Назад приходять статуси конвертів і підписантів, підписаний PDF і сертифікат завершення, а про завершення DocuSign повідомляє через Connect. Підключення — через OAuth із ключем інтеграції, який створює ваш адміністратор DocuSign. Конверти, надіслані з DocuSign поза Cargofy, не імпортуються.

Для кого

Вантажовласники й брокери на будь-якому континенті, які підписують у DocuSign заявки-договори, договори з перевізниками або підтвердження доставки. Диспетчери надсилають документи з Load Hub, менеджери клієнтського сервісу й фахівці з претензій стежать за статусами в Documents, а ключем інтеграції опікується ІТ-адміністратор.