QuickBooks

QuickBooks Online — хмарна бухгалтерська система від Intuit. У більшості малих і середніх вантажовласників саме в ній ведуть рахунки клієнтам, рахунки постачальників і банківський залишок. Після підключення рейс, закритий у Finance, сам стає рахунком клієнту й рахунком перевізника в QuickBooks, а оплата, яку пізніше проводять у книзі, закриває рейс — нічого не треба вводити двічі. Зазвичай підключення вмикає керівник фінансів, часто на прохання бухгалтера, який досі вводить перевезення вручну.

Для чого це використовують

Виставити рахунок клієнту в день, коли надійшло підтвердження доставки

Підтвердження доставки (POD) за рейсом тентом із Чикаго до Далласа потрапляє в Documents, і рейс закривається у Finance. Cargofy створює в QuickBooks рахунок, де вже зіставлено клієнта, позиції, клас і відділ (class, department). Транспортну накладну (BOL) і підтвердження доставки додано у вкладення. За хвилину працівник білінгу бачить номер рахунку на рейсі й не чекає п'ятничного експорту з TMS.

Провести рахунок перевізника за заявкою-договором

Рахунок перевізника приходить поштою через кілька днів після доставки. Finance звіряє його із заявкою-договором (rate confirmation) на рейсі, бухгалтер погоджує, і Cargofy проводить його в QuickBooks як рахунок постачальника (bill) на картку перевізника із заявкою-договором у вкладенні. У рахунку є номер рейсу, тож будь-хто в бухгалтерії може відстежити, звідки він.

Закрити дебіторку, коли клієнт платить

Ваш бухгалтер проводить оплату клієнта в QuickBooks. Спрацьовує вебхук, Cargofy отримує оплату, а цифровий співробітник зараховує її на потрібний відкритий рахунок у Finance. Того ж ранку рейс зникає зі списку відкритої дебіторки в Reports, тож операційна команда бачить, що його оплачено, і не питає бухгалтерію.

Вести клієнтів і перевізників в одній картці

Диспетчер додає нового перевізника в Carrier Network або відділ продажів — клієнта в Sales. Cargofy перевіряє списки постачальників і клієнтів у QuickBooks: якщо запис є, зв'язує з ним, якщо немає — створює, пакетами до 30 операцій за запит. Зміни з QuickBooks так само повертаються в Cargofy. Перший рахунок для цієї сторони потрапляє в ту саму картку, тож бухгалтер бачить у QuickBooks одного перевізника, а не три написання однієї назви.

Бачити старіння заборгованості без запиту на таблицю

У перший робочий день місяця контролер відкриває Reports, щоб почати закриття. Уночі Cargofy підтягнув із QuickBooks старіння дебіторської й кредиторської заборгованості, P&L і баланс, тож цифри стоять поруч із рейсами й напрямками, з яких вони складаються. Контролер сортує відкриту кредиторку за перевізниками, через прострочений рахунок переходить до рейсу у Finance і просить бухгалтера провести оплату.

Як це працює з вашими системами

Бухгалтерська книга — QuickBooks, а рейси й витрати на перевезення ведуться в Load Hub і Finance. Cargofy передає в QuickBooks рахунки клієнтам, кошториси (estimates), товарні чеки (sales receipts), рахунки постачальників, замовлення на закупівлю й кредит-ноти постачальників, а назад отримує оплати, оплати рахунків постачальників, довідники й звіти. Підключення — через OAuth: ваш адміністратор QuickBooks входить із налаштувань Cargofy й вибирає файл компанії. Конектор працює лише з QuickBooks Online. Кожен файл компанії (realm) — окреме підключення, тож вантажовласник із кількома юрособами підключає кожну з них.

Для кого

Вантажовласники й невеликі експедитори, які ведуть облік у QuickBooks Online і платять звідти перевізникам. Бухгалтери проводять рахунки перевізників і зіставляють оплати, працівники білінгу виставляють рахунки з Finance, контролер дивиться старіння заборгованості в Reports, а підключенням опікується адміністратор QuickBooks або ІТ.