Google Sheets

У Google Sheets досі ведуть значну частину роботи з вантажами: таблицю ставок за напрямками, яку відділ закупівель оновлює щокварталу, реєстр перевізників із датами страховок, щомісячну звірку, яку бухгалтерія збирає вручну. Після підключення до Cargofy з таблицями працюють як і раніше, тільки копіювати з них уже не треба: Cargofy бере дані з налаштованих діапазонів і повертає рядки в таблиці. Зазвичай підключення просить відділ закупівель або бухгалтерія, а ІТ відкриває доступ до таблиць для підключеного акаунта.

Для чого це використовують

Ставка для прорахунку — з таблиці закупівель

Відділ закупівель веде контрактні ставки за напрямками в таблиці, а копія в диспетчерів поступово розходиться з нею. Після підключення Sheets таблиця ставок із налаштованої вкладки потрапляє у Freight Procurement. Коли закупівельник змінює ставку на тент (dry van) Чикаго — Даллас, тригер Sheets підхоплює рядок, і ставка на напрямку оновлюється. Наступний прорахунок у Sales для цього напрямку бере нову цифру з єдиної таблиці, яку веде той, хто домовлявся про ставку.

Реєстр перевізників — у звичній таблиці

Власник таблиці додає в реєстр рядок перевізника: контакти, тип транспорту, термін дії страховки. Тригер Sheets підхоплює його, і Cargofy додає перевізника в Carrier Network із налаштованого діапазону — без імпорту й ручного перенесення даних. Коли цифровий співробітник наступного разу призначає перевізника на рейс, новий уже є в базі з контактами й умовами з реєстру. Диспетчер, який перевіряє призначення в Load Hub, бачить ту саму дату страховки, що й у таблиці.

Звіряти рахунки, не збираючи місяць заново

Останній тиждень місяця бухгалтерія звіряє рахунки перевізників із тим, що бронювали. Цифровий співробітник додає в таблицю звірки рядок на кожен доставлений рейс: номер рейсу, перевізник, заброньована ставка й сума рахунку з Finance. Бухгалтер фільтрує рядки, де ці дві суми різняться. Таблиця лишається у форматі, з яким працює фінвідділ, а цифри підтягуються самі.

Операційний звіт для тих, хто живе в таблицях

Керівник майданчика хоче щоденний список рейсів у таблиці, а не ще один логін. Коли рейс бронюють, доставляють або виставляють за ним рахунок, цифровий співробітник додає чи оновлює рядок у звітній таблиці, яку ви налаштували. Зведені таблиці й графіки керівника побудовані на цих рядках і оновлюються разом із ними, тож список завжди актуальний.

Нова ставка діє в день, коли про неї домовилися

Нова ставка на напрямку інколи тиждень доходить до тих, хто робить прорахунки. Тригер стежить за налаштованою таблицею, тож правка діє одразу, а в журналі Cargofy видно, який цифровий співробітник її провів. Закупівельник змінює рядок у понеділок зранку, і прорахунок, надісланий опівдні, вже містить нову ставку.

Як це працює з вашими системами

Рейси ведуться в Cargofy, а таблиця — джерело вхідних даних або дзеркало, але ніколи не основна система для рейсів. Ставки й перевізників Cargofy бере з налаштованих вкладок і діапазонів, а рядки рейсів, статусів і рахунків передає у звітні таблиці й таблиці звірки. Налаштування окреме для кожної інсталяції: ваш адміністратор видає доступи у вашому власному акаунті Google і відкриває таблиці, а відповідність колонок погоджують на етапі визначення обсягу робіт. Інтеграція працює через шар n8n у Cargofy. Cargofy зчитує лише значення клітинок — формули, форматування й графіки не переносяться.

Для кого

Вантажовласники, у яких закупівлі, бухгалтерія чи керівники майданчиків досі ведуть частину процесу в таблицях і не хочуть від цього відмовлятися. Закупівлі ведуть таблиці ставок, бухгалтерія звіряє рахунки за таблицею, а ІТ-адміністратор видає доступи й відкриває таблиці для підключення.