NetSuite

Oracle NetSuite — хмарна ERP для фінансів, обліку, дебіторки й кредиторки, виставлення рахунків і складських запасів. На кожен доставлений вантаж у NetSuite створюються рахунок клієнту й рахунок перевізника як постачальника (vendor bill) — нічого не треба вводити двічі. Статус оплати повертається у вантаж, а маржу за напрямками видно в Reports того ж тижня. Підключення зазвичай ініціює фінансовий контролер або керівник з розрахунків із постачальниками, а інтеграційний запис створює адміністратор NetSuite.

Для чого це використовують

Рахунок клієнту в день, коли прийшло підтвердження доставки

Вантаж доставили у вівторок. Без конектора підтвердження доставки (POD) доходить до офісу в четвер, а рахунок іде клієнту наступного тижня, після того як його внесуть у NetSuite. З конектором документ від перевізника потрапляє в Documents, і цифровий співробітник формує рахунок клієнту у Finance за ставкою й додатковими зборами з вантажу. Cargofy створює рахунок у NetSuite на наявній картці клієнта, і бухгалтер, який виставляє рахунки, бачить його проведеним, з референсом вантажу й готовим до відправлення.

Провести рахунок перевізника за погодженою ставкою

Рахунки перевізників приходять поштою. Бухгалтерія зазвичай вносить їх вручну, а із заявкою-договором (rate confirmation) звіряє по пам'яті. Cargofy передає кожен рахунок перевізника з Finance у NetSuite як рахунок постачальника на картку перевізника, а поруч — погоджену ставку й додаткові збори за вантажем. Ще до проведення цифровий співробітник позначає кожен рахунок, сума якого перевищує суму в заявці-договорі. Бухгалтер затверджує рахунки без розбіжностей і відкриває лише позначені.

Звірити простій і демередж із головною книгою

Перевізник виставляє дві години простою (detention) за повну фуру з Чикаго до Далласа. Коли рахунок перевізника потрапляє у Finance, цифровий співробітник підтягує з NetSuite потрібні журнальні проводки, порівнює нарахування за простій із резервом (accrual) і позначає на вантажі будь-яку різницю. У Reports фінансовий контролер того ж тижня бачить, які напрямки й перевізники генерують додаткові збори і на яку суму.

Які вантажі вже оплачені

Коли в NetSuite оплату клієнта зараховують на рахунок, Cargofy повертає статус у вантаж, і в Load Hub видно, чи він оплачений, відкритий чи прострочений. Щоранку цифровий співробітник складає у Finance для бухгалтера з дебіторки список прострочених вантажів за клієнтами. Перш ніж обіцяти нове бронювання, менеджер клієнтського сервісу може відкрити клієнта в Load Hub, побачити три неоплачені рахунки й спершу уточнити в дебіторки. Стягнення боргів і клієнтський сервіс бачать один і той самий статус оплати.

Маржа за напрямками з бухгалтерських записів

Коли в NetSuite проведено рахунок перевізника й рахунок клієнту, цифровий співробітник запускає SuiteQL-запити до цих записів, зокрема до ваших кастомних полів, і підтягує дохід і витрати за кожним вантажем у Reports. Фінансовий контролер отримує маржу й P&L за напрямками, клієнтами й перевізниками прямо з бухгалтерських проводок, а не з таблиці, яку щоразу збирають з експортів. Напрямок, що пішов у мінус, видно того ж тижня.

Як це працює з вашими системами

NetSuite — основна система обліку. Cargofy отримує клієнтів, постачальників, оплати, журнальні проводки, номенклатуру й записи запасів, а для звітів запускає SuiteQL-запити. У NetSuite він проводить рахунки клієнтам і перевізникам, а також заводить чи оновлює картки клієнтів і постачальників для ваших клієнтів і перевізників. Налаштування окреме для кожного акаунта: ваш адміністратор NetSuite створює інтеграційний запис з OAuth 2.0, а Cargofy зіставляє ваш план рахунків, дочірні компанії (subsidiaries) і кастомні поля. Журнальні проводки головної книги Cargofy читає для звірки, але власних проводок не створює.

Для кого

Вантажовласники й дистриб'ютори, у яких NetSuite — основна ERP і які закуповують стільки перевезень, що виставлення рахунків і розрахунки з перевізниками стали щоденною роботою. Бухгалтери затверджують рахунки перевізників у Finance, фінансовий контролер дивиться маржу за напрямками в Reports, а адміністратор NetSuite відповідає за інтеграційний запис.