Vchasno

Вчасно — український сервіс електронного документообігу, де організації надсилають одна одній документи й підписують їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП). З Cargofy акт, рахунок і ТТН або CMR за рейсом ідуть просто з Documents, обидві сторони їх підписують, а статус видно на рейсі. Зазвичай підключення просить бухгалтер, а ІТ-адміністратор вводить доступи до API й налаштовує КЕП.

Для чого це використовують

Закривальні документи — одразу після рейсу

Рейс Київ — Львів доставлено, і диспетчер його закриває. Цифровий співробітник формує акт, рахунок і CMR з даних рейсу в Documents і надсилає їх організації перевізника у Вчасно. Раніше для цього треба було вивантажити три файли, зайти у Вчасно, завантажити кожен і вручну вибрати контрагента.

Підписати свою сторону КЕП на тому самому кроці

Перш ніж акт піде, цифровий співробітник підписує його КЕП вашої організації через API Вчасно, тож перевізник отримує акт, на якому бракує лише його підпису. ІТ-адміністратор один раз налаштовує КЕП і вибирає типи документів, для яких він діє, і відкривати Вчасно заради кожного акта більше нікому не треба. Диспетчер бачить у Documents, що акт за рейсом надіслано й підписано з вашого боку.

Бачити непідписані акти до кінця місяця

Наприкінці місяця бухгалтерові з розрахунків із клієнтами треба знати, які акти ще не підписали перевізники й клієнти. Cargofy за розкладом підтягує статуси документів із Вчасно й показує їх на кожному рейсі в Documents: надіслано, очікує контрагента або підписано. Коли обидві сторони підписали, рейс переходить до розрахунків із підписаним комплектом у вкладенні.

Зіставити рахунок перевізника з рейсом

Перевізники надсилають свої рахунки й акти через Вчасно. Цифровий співробітник імпортує в Documents документи, адресовані вашій організації, і зіставляє їх із рейсом за номером або контрагентом. Бухгалтер з розрахунків із перевізниками відкриває рейс і бачить разом ваш акт, ваш рахунок і рахунок перевізника, а поруч — підписану CMR.

Мати підписану CMR на кожному міжнародному рейсі

Диспетчер бронює рейс Київ — Варшава й позначає його як міжнародний. Цифровий співробітник формує CMR з даних рейсу, надсилає її організації перевізника у Вчасно, підписує з вашого боку КЕП і бачить підпис перевізника, як тільки той надходить. Підписана CMR зберігається на рейсі в Documents, тож коли через три місяці клієнт просить підтвердити перевезення, менеджер клієнтського сервісу надсилає її звідти.

Як це працює з вашими системами

Проводки ведуться у вашій обліковій системі, юридично значущий підписаний документ — у Вчасно, а рейс і його комплект документів — у Cargofy. Cargofy передає акти, рахунки й ТТН або CMR, які надсилає, разом із запитами на підпис, а отримує вхідні документи та їхні статуси. Підключення — через API-ключ: адміністратор вводить доступи до Вчасно в налаштуваннях Cargofy й вибирає типи документів для автоматизації. Контрагенти, не зареєстровані у Вчасно, не отримують документів через нього.

Для кого

Українські вантажовласники, експедитори й перевізники, які закривають рейси актами, рахунками й ТТН або CMR і чиї контрагенти підписують документи у Вчасно. Диспетчери закривають рейси, бухгалтери з розрахунків із перевізниками та клієнтами стежать за статусами в Documents, а доступами й налаштуванням КЕП опікується ІТ-адміністратор.